Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi

a.      Pengertian Dokumentasi Menurut para Ahli

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi laninnya.

Menurut Ensiklopedia Britania, dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat- alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain bisa juga menggunakan cara tradisional agar informasi tersebut bisa tercapai.

Menurut Paul Otlet, dokumentasi adalah suatu kegiatan berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyebaran suatu dokumen.

Menurut FID (Federation International de Decomentation) dokumentasi adalah proses pengumpulan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

b.      Jenis-jenis Dokumentasi

Menurut Maleong (dalam Herdiansyah, 2010: 143) mengemukakan dua bentuk dokumentasi yang dapat dijadikan bahan studi dokumentasi, yaitu:

1.      Dokumen Harian

Dokumentasi pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Tujuan dari dokumentasi ini adalah untuk memperoleh sudut pandang orisinal dari kejadian situasi nyata.

a.              Catatan Harian (diary)

Diary tertulis beragam aktivitas dan kegiatan termasuk juga unsur perasaan.

b.             Surat Pribadi

Surat pribadi (tertulis pada kertas), e-mail, dan obrolan dapat dijadikan sebagai materi dalam analisis dokumen dengan syarat, peneliti mendapat izin dari orang yang bersangkutan.

c.              Autobiografi

Autobiografi berasal dari bahasa Yunani yang terdiri atas gabungan tiga kata, yaitu auto (sendiri), bios (hidup), dan grapein (menulis). Didefinisikan autobiografi adalah tulisan atau pernyataan mengalami pengalaman hidup.

2.      Dokumen Resmi

Dokumen resmi dipandang mampu memberikan gambar aktivitas, keterlibatan individu pada suatu komunitas tertentu dalam setting sosial.

Menurut Meloeng (Herdiansyah, 2010: 145-146) dokumen resmi dapat dibagi dalam dua bagian. Pertama, dokumen internal, yaitu berupa catatan, seperti memo, pengumuman, instruksi, aturan suatu lembaga, system yang diberlakukan, hasil notulensi rapat keptutusan pimpinan, dan lain sebagainya. 

Kedua, dokumentasi eksternal yaitu dapat berupa bahan-bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu lembaga sosial, seperti majalah, koran, bulletin, surat pernyataan, dan lain sebagainya.